À une époque où les volumes d’information ne cessent d’augmenter, une gestion documentaire efficace s’avère indispensable pour maintenir des processus performants et une productivité optimale. C’est dans ce contexte que DocuWare se positionne comme une solution GED efficiente et spécialement développée pour optimiser et fluidifier les processus métier autour de la donnée documentaire.
Qu’est-ce que DocuWare ?
DocuWare est une solution de pointe dans le domaine de la gestion électronique des documents (GED). Cette plateforme complète permet de :
- numériser ;
- stocker ;
- organiser ;
- et partager l’ensemble des documents d’une entreprise.
À ce jour, DocuWare se démarque comme un outil puissant et flexible, conçu pour optimiser les processus métier liés aux documents. Il est alors recommandé de gérer vos document avec la GED DocuWare afin de rationaliser la gestion de vos documents de manière efficace et sécurisée. À noter que cette solution comporte également de nombreux atouts.
Accessibilité et flexibilité
L’un des grands atouts de DocuWare est son accessibilité. Grâce à des interfaces web et mobiles intuitives, les utilisateurs peuvent accéder à leurs documents où qu’ils soient, depuis n’importe quel appareil connecté.
La solution s’adapte ainsi parfaitement aux nouveaux modes de travail favorisant la mobilité et le télétravail. Les équipes restent productives qu’elles soient au bureau, en déplacement ou en home office.
Automatisation et productivité
En automatisant un grand nombre de tâches comme le tri, la distribution et l’archivage des documents, DocuWare permet d’économiser un temps précieux. Ses puissantes fonctionnalités de gestion des flux de travail (workflows) rationalisent les processus de validation, de révision et d’approbation.
Finis les allers-retours chronophages de documents papier ou de fichiers joints. Tout est centralisé, organisé et fluide au sein de DocuWare. L’impact sur la productivité générale est direct : selon une étude, les entreprises utilisatrices économisent en moyenne 18 minutes par employé et par jour. Ces gains de temps se répercutent également sur l’efficience des processus métiers comme la comptabilité fournisseur, l’archivage des dossiers clients ou la gestion des ressources humaines.
Sécurité et conformité
La sécurité et la conformité sont au cœur des préoccupations de DocuWare. Tous les transferts de données sont cryptés et les droits d’accès peuvent être paramétrés de manière très fine et granulaire.
La solution répond par ailleurs aux plus hautes exigences en matière de protection des données personnelles grâce à sa conformité avec le RGPD, mais aussi d’autres réglementations spécifiques comme la norme de sécurité des données de paiement PCI-DSS.
Intégration et collaboration
DocuWare s’intègre en parfaite synergie avec la plupart des logiciels métiers majeurs comme :
- les ERP (Microsoft Dynamics, SAP…) ;
- les CRM (Salesforce) ;
- les suites bureautiques et bien d’autres.
Cette interopérabilité permet de fluidifier les processus impliquant des documents. La collaboration au sein des équipes est de même facilitée grâce aux possibilités d’annotation partagée, de suivi des modifications et de gestion des versions de fichiers.
Des avis globalement positifs
Les retours d’expérience très positifs émanant des clients DocuWare témoignent de la grande valeur apportée par cette solution de gestion électronique des documents. Des entreprises de secteurs variés ont pu constater les bénéfices concrets sur leur productivité et leur rentabilité.
On remarque également les témoignages dithyrambiques des utilisateurs finaux qui sont les plus éloquents. « Une simplicité d’utilisation remarquable », « Un gain de temps considérable au quotidien », « Une solution qui apporte une réelle plus-value à nos process »… Ces avis émanant du terrain confirment que DocuWare conjugue à merveille tous les atouts d’une solution GED de pointe.
DocuWare s’impose donc comme un choix judicieux pour toute organisation souhaitant moderniser et optimiser durablement sa gestion documentaire.
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