En entreprise, la gestion des documents peut vite devenir un vrai casse-tête. Pourtant, avec les bonnes méthodes et les bons outils, il est tout à fait possible de s’organiser efficacement et de mettre de l’ordre dans la paperasse. Dans cet article, nous vous proposons des solutions simples et efficaces pour mieux gérer les documents de votre entreprise ou de votre société.
Faire le tri
Avec le temps, les papiers s’accumulent et leur rangement devient compliqué. La première étape est donc de trier ces documents pour ne garder que ceux qui sont vraiment nécessaires. Ce tri aide à mieux organiser les informations et à les stocker de façon plus pratique. Les documents conservés peuvent être rangés dans des pochettes plastique, à l’abri de la poussière.
Il est également important de se rappeler qu’une partie de la documentation doit être archivée en respectant la réglementation en vigueur. En effet, il y a des durées légales de conservation à respecter. Ces documents concernent notamment :
- Les statuts de société.
- Le registre de titres.
- Les contrats commerciaux.
- La correspondance commerciale.
- Les pièces constitutives de l’entreprise.
Stocker les documents dans des rangements adaptés
Maintenant que le tri est effectué, il est temps de penser à l’archivage des documents pour assurer leur conservation sur le long terme. Quelle que soit la taille de l’entreprise, il convient de choisir une solution de stockage efficace, adaptée aux besoins et au volume de documents à gérer.
Utiliser les classeurs
Les classeurs sont une alternative idéale pour gérer les documents et leur assurer une conservation sur le long terme. L’utilisation de ces outils permet de ranger les documents dans l’ordre alphabétique et en toute chronologie. Un classeur permet aussi de protéger la paperasse de la poussière et des intempéries.
Les caissons de bureau
Les caissons de bureau sont des meubles de rangement qui facilitent l’accès à vos papiers à tout moment. Ils amélioreront la productivité ainsi que la concentration des travailleurs tout en favorisant un important gain de temps et d’énergie. Un caisson de bureau peut être installé dans un espace de travail ou dans les locaux d’archives.
Pensez à la dématérialisation
Avec les prouesses de l’informatique et de la technologie, la dématérialisation est aujourd’hui une réalité. En dehors des solutions de gestion et de stockage physique, la gestion par voie numérique est possible.
Les logiciels de stockage et d’archivage
Un logiciel de stockage permet de scanner les documents et de les sauvegarder en ligne. Cet outil assure l’authentification des documents et facilite la consultation des archives. Les logiciels de stockage permettent de sauvegarder les données en toute sécurité.
Le logiciel de gestion électronique documentaire
Le logiciel de gestion électronique documentaire ou GED facilite la numérisation des documents, l’édition ainsi que la sauvegarde des données. Il facilite le partage et la diffusion des documents dans les espaces de travail collaboratif entre les équipes. Le logiciel de gestion électronique documentaire facilite la synchronisation des documents. Il facilite la dématérialisation de tous les documents sur support papier et offre une compatibilité des systèmes ERP (Enterprise Resource Planning).
Le Cloud pour les documents
Le Cloud rend la numérisation et le stockage de documents très simples. Il facilite la sauvegarde des données, ce qui permet de les retrouver facilement en cas de perte, de vol ou de dommages sur l’équipement. Contrairement à certains appareils de stockage externe, le Cloud offre un contrôle des accès pour assurer la protection des informations sensibles. Adaptable, extensible et convivial, il permet aussi d’ajuster l’espace de stockage selon les besoins de l’entreprise.
En somme, il y a une multitude de façons d’améliorer la gestion de vos documents et de rendre votre organisation plus efficace. Que vous optiez pour des solutions papier ou numériques, elles apportent toutes des bénéfices significatifs pour garantir la préservation et la sûreté de vos informations cruciales.
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Jean Martin est un spécialiste en développement des compétences professionnelles et en employabilité.