Dans le système d’embauche français, la déclaration préalable à l’embauche est une étape incontournable. Cette formalité permet d’informer les organismes sociaux du recrutement d’un nouveau salarié et d’assurer ses droits dès le premier jour de travail. Ainsi, il convient de comprendre et respecter cette obligation légale pour éviter des sanctions. Le présent article vise à mieux vous renseigner sur la DPAE.
Qu’est-ce que la déclaration préalable à l’embauche ?
Obligatoire pour tout employeur qui recrute un nouveau salarié en France, il s’agit d’une déclaration effectuée auprès des organismes sociaux comme l’URSSAF ou la MSA. Elle doit être effectuée avant la prise de fonction du travail ou la période d’essai. Dans tous les cas, elle doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant le début du contrat.
La DPAE remplace la déclaration unique d’embauche (DUE). Cette déclaration permet au salarié de :
- Jouir de tous ses droits sociaux dès le premier jour de travail ;
- Garantir une couverture en cas d’accident de travail ;
- Bénéficier d’éventuelles exonérations.
Elle permet à l’employeur d’être en règle face aux exigences des structures en charge des contrôles afin d’éviter les sanctions liées au travail dissimulé d’un employé.
Quel est le processus de déclaration de la DPAE ?
La DPAE est une obligation pour tous les employeurs, peu importe la forme juridique, le secteur d’activité et la taille du contrat. Pour les entreprises de travail temporaire, la DPAE est une obligation pour les travailleurs permanents. Pour les travailleurs intérimaires, chaque mission nécessite une déclaration. Cette obligation concerne aussi les associations.
La DPAE se fait en ligne sur le site officiel de l’URSSAF ou sur net-entreprtise.fr. Vous pouvez aussi procéder par formulaire adressé à l’URSSAF par fax ou lettre recommandée avec accusé de réception. Les employeurs réalisant plus de 50 DPAE par an sont obligés de procéder par la voie dématérialisée, c’est-à-dire en ligne. La DPAE englobe au total six différentes formalités :
- Déclaration d’une première embauche dans l’entreprise ;
- Demande d’immatriculation du salarié au régime de la Sécurité sociale ;
- Demande d’adhésion de l’employeur à un service de santé au travail ;
- Demande d’immatriculation de l’employeur au régime général de la Sécurité sociale et au régime d’assurance chômage en cas de première embauche ;
- Demande d’examen médical d’embauche pour le salarié en vue de la visite médicale obligatoire ;
- Préparation de la liste des salariés pour la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS).
Après réception de la demande, l’URSSAF envoie au plus cinq jours après à l’employeur un accusé de réception. Ce dernier comporte une partie détachable qui est remise au salarié.
Quelles sont les informations importantes pour la validité d’une DPAE ?
La DPAE doit contenir certaines informations sans lesquelles elle ne sera pas valide. Cette déclaration doit mentionner obligatoirement la dénomination sociale ou le nom de l’employeur, le numéro d’identification et l’adresse de l’entreprise, le code APE ainsi que les services de santé avec lesquels l’employeur a de liaisons.
En ce qui concerne le salarié, la DPAE doit porter son nom, ses prénoms, son sexe, sa date et son lieu de naissance. Elle doit aussi porter son numéro national d’identification s’il est déjà immatriculé une fois à la Sécurité sociale. La DPAE doit également mentionner la date et l’heure d’embauche, la nature et la durée du contrat.
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Antoine Lemoine est un entrepreneur passionné qui adore partager ses connaissances sur le business.