La gestion administrative d’un arrêt de travail se révèle souvent plus complexe qu’il n’y paraît : entre les obligations de signalement via la DSN, le calcul des indemnités complémentaires, et la préparation du retour du salarié, les erreurs de procédure entraînent régulièrement des retards de paiement et des tensions internes. Cet article vous guide pas à pas, avec des conseils pratiques et des écueils à éviter, pour traiter un arrêt maladie dans les règles et limiter les conséquences pour le salarié comme pour l’entreprise.
Comment signaler un arrêt de travail dans la DSN et quels sont les délais à respecter ?
Lorsque vous recevez le volet 3 de l’avis d’arrêt de travail, la première action consiste à effectuer un signalement d’événement DSN distinct de la DSN mensuelle. La règle est simple : la DSN « arrêt de travail » doit être envoyée dans les 5 jours qui suivent la connaissance de l’arrêt. Ce signalement déclenche l’instruction du dossier par la CPAM et le versement des indemnités journalières.
En pratique, les oublis sont fréquents en période de forte activité : entre la réception tardive du volet et une saisie différée, la DSN n’est pas transmise et les IJSS restent bloquées. Pour limiter ce risque, mettez en place une procédure interne claire (réception scannée du volet, notification automatique à la paie, checklist à 48 h puis 5 jours).
Erreurs récurrentes à éviter
- ne pas différencier la DSN signalement d’événement de la DSN mensuelle et attendre la clôture de paie ;
- indiquer une mauvaise date du dernier jour travaillé, ce qui fausse le calcul des IJSS ;
- omettre d’actualiser la date de fin lors d’une prolongation, entraînant des paiements erronés.
Quelles informations sont indispensables dans l’attestation de salaire (ou sa version DSN) ?
La DSN remplace aujourd’hui l’envoi papier du Cerfa n°11135*04 mais, si vous ne pouvez pas générer la DSN, l’envoi du Cerfa à la CPAM reste possible. Dans tous les cas, il convient de réunir un ensemble d’informations précises : données légales de l’entreprise (SIRET, nom commercial), identité et numéro de sécurité sociale du salarié, date du dernier jour travaillé, et les salaires de référence nécessaires au calcul des IJSS (trois derniers mois civils, ou douze en cas d’activité discontinue).
Lors de la saisie, vérifiez la cohérence entre le bulletin de paie et l’attestation : une erreur dans le montant des rémunérations de référence retardera le calcul des droits. Beaucoup de gestionnaires font l’impasse sur les primes soumises à cotisation : incluez-les si elles répondent aux critères de la Sécurité sociale.
Quels sont les droits du salarié et comment calculer les indemnités complémentaires employeur ?
Si le salarié remplit les conditions (au moins une année d’ancienneté et transmission du certificat dans les 48 heures), l’employeur peut être tenu de verser des indemnités complémentaires en complément des IJSS. Le schéma légal communément appliqué prévoit un maintien partiel du salaire : 90% de la rémunération brute pendant les 30 premiers jours d’arrêt, puis 66,66% à partir du 31e jour.
Attention, ces pourcentages s’appliquent après prise en compte des IJSS et selon les règles de maintien prévues par le Code du travail et les conventions collectives. La durée d’indemnisation augmente en fonction de l’ancienneté, généralement par tranches de cinq ans, mais les durées exactes et les modalités peuvent être améliorées par la convention collective applicable.
| Élément | Règle pratique |
|---|---|
| Début du maintien | À compter du 8e jour d’arrêt (délai de carence de 7 jours) |
| Taux appliqué (jours 8–30) | 90% de la rémunération brute théorique |
| Taux appliqué (à partir du jour 31) | 66,66% |
| Durée | Variable selon ancienneté et convention collective |
En interne, la bonne pratique consiste à documenter le calcul sur le bulletin de paie : indiquer la part IJSS versée, la part complémentaire employeur, et le mode de calcul des salaires de référence. Ce niveau de transparence réduit les demandes d’explication de la part des salariés et les erreurs.
Peut-on recruter un remplaçant et quel type de contrat choisir ?
Pour pallier l’absence d’un salarié en arrêt maladie, le recours à un remplaçant est possible, mais le contrat doit correspondre à la nature temporaire du besoin. Le CDD de remplacement est le contrat adapté pour pourvoir le poste d’un absent. Il doit explicitement mentionner le motif du remplacement et respecter les règles relatives aux CDD (durée, terme, clause de renouvellement, etc.).
Certains employeurs confondent recrutement temporaire et intérim ; si l’intérim reste une solution viable, le choix dépendra du contexte opérationnel et du budget. Pensez aussi aux clauses de mission et aux obligations de formation rapide si le poste exige des compétences spécifiques.
Quelles démarches anticiper pour préparer le retour du salarié après un arrêt maladie ?
Le retour nécessite une coordination entre la paie, les ressources humaines et, si besoin, le service de médecine du travail. Plusieurs points clés à surveiller : l’éventuelle obligation d’une visite de reprise, le calcul des congés payés acquis pendant l’arrêt, et la tenue éventuelle d’un entretien de parcours professionnel.
La visite médicale de reprise est-elle toujours nécessaire ?
La visite de reprise dépend du motif et de la durée de l’arrêt. Elle reste obligatoire pour les maladies professionnelles. Pour les arrêts pour maladie non professionnelle, la visite n’est pas systématique sauf si la durée dépasse certains seuils ou si le médecin du travail, l’employeur ou le salarié en fait la demande. Depuis les dernières évolutions réglementaires, la visite n’est plus obligatoire dans certains cas lorsqu’une visite de préreprise a eu lieu et que le médecin du travail juge qu’aucune mesure individuelle n’est nécessaire.
Comment informer le salarié sur ses congés payés acquis pendant l’arrêt ?
Les règles d’acquisition ont évolué : le salarié acquiert désormais des jours de congés pendant son arrêt. L’employeur doit communiquer le nombre de jours acquis et la date limite d’utilisation au plus tard dans le mois qui suit la reprise. Fournissez cette information par un moyen donnant date certaine (bulletin de paie, document annexé ou envoi recommandé) pour éviter tout litige.
Quand organiser un entretien de parcours professionnel au retour ?
L’obligation d’organiser un entretien de parcours professionnel dépend de la durée de l’arrêt et des entretiens précédents. Un entretien est requis si l’arrêt a duré plus de six mois et qu’aucun entretien de parcours n’a eu lieu au cours des 12 mois précédant la reprise. Les entreprises couvertes par un accord de branche ou d’entreprise peuvent disposer d’aménagements temporaires : vérifiez les accords applicables avant d’engager la procédure.
Quels contrôles et bonnes pratiques mettre en place côté RH et paie ?
- centraliser la réception des volets d’arrêt (scan + enregistrement automatique) ;
- mettre en place une checklist DSN avec rappel à J+2 et J+5 ;
- former les gestionnaires de paie au calcul des salaires de référence et à l’intégration des primes ;
- documenter chaque décision de maintien de salaire et conserver les justificatifs de transmission à la CPAM ;
- prévoir un process pour les prolongations et les reprises partielles afin d’actualiser immédiatement la DSN.
Une pratique efficace consiste à réaliser un tableau de bord mensuel des arrêts de travail suivis : nom, dates, DSN envoyée (oui/non), montant IJSS, part employeur, date de reprise et éventuelle visite de reprise. Ce suivi évite les oublis et facilite les contrôles internes.
Foire aux questions (FAQ)
Qui doit envoyer la DSN arrêt de travail ?
L’employeur ou le service de paie envoie le signalement d’événement DSN dès réception du volet 3 de l’avis d’arrêt.
Que faire si la DSN n’est pas possible ?
Vous pouvez transmettre l’attestation de salaire Cerfa n°11135*04 à la CPAM du salarié en conservant une preuve d’envoi.
Quand organiser la visite de reprise ?
La visite est obligatoire selon le motif (maladie professionnelle) ou à la demande du médecin du travail, de l’employeur ou du salarié. Des dérogations existent si une visite de préreprise a été réalisée.
Comment calculer la part employeur pendant l’arrêt ?
Appliquez les règles légales (souvent 90% jusqu’au 30e jour, puis 66,66%) après prise en compte des IJSS, en vérifiant les dispositions plus favorables de la convention collective.
Le salarié acquiert-il des congés payés pendant un arrêt maladie ?
Oui, l’arrêt ouvre des droits à congés ; l’employeur doit informer le salarié du nombre de jours acquis dans le mois suivant la reprise.
Peut-on embaucher quelqu’un sous CDI pour remplacer un salarié en arrêt ?
Le remplacement temporaire justifie généralement un CDD de remplacement ; un CDI pour remplacement n’est pas adapté sauf si le poste devient pérenne.
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Jean Martin est un spécialiste en développement des compétences professionnelles et en employabilité.