Lorsqu’un entretien préalable au licenciement est reporté, la première question qui vient à l’esprit concerne souvent la validité de la procédure et le respect du délai légal de cinq jours ouvrables ; la réponse dépend de qui a provoqué le report, de la preuve de la convocation et du temps laissé au salarié pour préparer sa défense.
Que prévoit la loi pour le délai entre convocation et entretien préalable ?
La règle posée par l’article L1232-2 du Code du travail impose un délai minimum de cinq jours ouvrables entre la réception de la convocation et la date de l’entretien. Ce délai commence à courir à partir de la présentation de la lettre recommandée ou de la remise en main propre. En pratique, ce calcul se complique souvent : les jours ouvrables incluent le samedi dans le langage juridique courant, contrairement aux jours ouvrés (lundi‑vendredi), ce qui entraîne des erreurs de compte chez les employeurs et les services RH.
Le report dû à un arrêt maladie annule-t-il la convocation initiale ?
La jurisprudence récente montre que l’arrêt maladie du salarié ne remet pas automatiquement à zéro le délai si l’entretien est simplement décalé pour cette raison. Lorsque le report provient de l’état de santé du salarié, l’employeur doit informer la personne concernée de la nouvelle date en temps utile, par tout moyen permettant d’en conserver la preuve. Les tribunaux admettent une certaine souplesse dès lors que le salarié a conservé un laps de temps raisonnable pour préparer sa défense. Attention toutefois : la situation change si l’employeur est à l’origine du report.
Quand faut-il impérativement recomptabiliser les cinq jours ouvrables ?
Un recomptage intégral s’impose lorsque le report résulte d’une initiative de l’employeur (par ex. indisponibilité du responsable, erreur d’organisation). Dans ce cas, la convocation doit être renvoyée et un nouveau délai de cinq jours ouvrables commence à courir à partir de la réception de cette nouvelle convocation. Si l’employeur ne respecte pas cette règle, le licenciement peut être annulé pour irrégularité de procédure. En pratique, les conseils prudents consistent à systématiquement renvoyer une convocation écrite et à conserver la preuve d’envoi.
Quels moyens de convocation sont acceptables et lesquels risquent d’être contestés ?
La loi exige une convocation écrite. Les modes sûrs et fréquemment reconnus par la jurisprudence incluent :
– lettre recommandée avec accusé de réception,
– remise en main propre contre décharge,
– signification par commissionnaire de justice (huissier).
Les convocations par message vocal, simple SMS ou fax présentent un risque probatoire et peuvent être refusées par les juges. L’usage de l’email peut être accepté s’il existe une preuve solide de réception (accusé de lecture accepté, échanges antérieurs réguliers sur cette adresse). Dans la pratique RH, beaucoup d’organisations appellent d’abord le salarié puis confirment immédiatement par écrit afin d’éviter tout doute.
Quelles preuves l’employeur doit-il réunir pour se prémunir d’un litige ?
La charge de la preuve pèse sur l’employeur. Voici les éléments couramment produits devant les juridictions :
– accusé de réception ou décharge signée,
– copie de la lettre recommandée avec date de présentation,
– emails avec accusés de lecture,
– témoignages ou relevés d’appels complétés par un courrier confirmant l’échange.
En cas de report pour maladie, joindre la chronologie (date d’arrêt, date de fin d’arrêt, date de nouvelle convocation) permet souvent d’éteindre les contestations. Beaucoup de directions RH conservent un dossier chronologique pour chaque procédure disciplinaire : ce geste simple évite des contentieux coûteux.
Erreurs courantes à éviter et bonnes pratiques pour les employeurs
Les bourdes observées le plus fréquemment : envoi tardif de la convocation, confusion entre jours ouvrables et jours ouvrés, absence de trace écrite du report, reprise de la procédure sans preuve que le salarié a été informé. Pour limiter les risques, adoptez ces pratiques :
– Toujours envoyer la convocation initiale en recommandé ou remise contre décharge.
– Confirmer toute modification par écrit et conserver la preuve.
– Prévoir un délai supplémentaire lorsque le salarié revient d’un arrêt maladie pour lui permettre de se préparer.
– Documenter chaque étape dans le dossier RH (dates, moyens d’envoi, motifs du report).
| Cas de figure | Recomptage du délai de 5 jours | Preuve conseillée |
|---|---|---|
| Report demandé par le salarié (ex. arrêt maladie) | Non exigé si délai raisonnable laissé | Nouvelle convocation écrite, chronologie |
| Report imposé par l’employeur | Oui, nouveau délai obligatoire | Lettre recommandée ou remise contre décharge |
| Convocation par email avec accusé de lecture | Possible, mais risqué sans preuve | Accusé de lecture, échanges confirmés |
Que font souvent les services RH dans la réalité ?
Dans les petites structures, la convocation commence parfois par un coup de fil suivi d’un envoi papier tardif : méthode acceptable si la preuve écrite suit rapidement. Les grandes entreprises privilégient des processus standardisés (modèles de lettres, envois automatisés, journaux d’envoi). Les conseils que l’on retrouve chez les juristes du travail insistent sur le principe de précaution : mieux vaut sur‑documenter que laisser une zone d’ombre qu’un salarié pourra exploiter devant le conseil de prud’hommes.
Questions fréquentes
Le salarié en arrêt maladie peut-il être convoqué à un entretien préalable ? Oui, mais il est souvent préférable d’attendre la reprise effective pour tenir l’entretien ; si le report est dû à la maladie, l’employeur n’est pas obligé de reprendre le délai s’il laisse un temps raisonnable au salarié.
Que se passe-t-il si l’employeur n’a pas respecté les cinq jours ouvrables ? Le licenciement peut être déclaré irrégulier pour vice de procédure ; le salarié peut obtenir des dommages et intérêts si le non‑respect des délais lui a causé un préjudice.
L’email suffit-il pour valider la convocation ? L’email peut suffire si la réception est incontestable (accusé lu, échanges ultérieurs), mais les juges privilégient les modes d’envoi qui laissent une trace officielle.
Qui doit prouver que le salarié a été informé de la nouvelle date ? L’employeur porte la charge de la preuve et doit démontrer qu’il a informé le salarié en temps utile.
Peut‑on tenir l’entretien si le salarié est encore en arrêt maladie le jour prévu ? Tenir l’entretien pendant un arrêt maladie est délicat et rarement recommandé ; mieux vaut reporter et documenter le motif du report.
Quel délai garder après la reprise d’un arrêt maladie pour que le salarié soit prêt ? Aucun délai strict n’est imposé, mais laisser quelques jours supplémentaires est une pratique prudente et appréciée des juridictions si contestation il y a.
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Jean Martin est un spécialiste en développement des compétences professionnelles et en employabilité.